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La Universidad de Costa Rica consolidará una cultura archivística institucional

El Archivo Universitario realiza esfuerzos por constituirse en un enlace permanente con las instancias universitarias, en procura del rescate, conservación y difusión del patrimonio documental.

En junio pasado el Archivo Universitario amplió sus instalaciones, con el fin de poder preservar una mayor cantidad de documentos históricos.

El Archivo Universitario Rafael Obregón Loría (AUROL), archivo histórico institucional, tiene entre sus competencias promover acciones orientadas al rescate, preservación y difusión del acervo documental de la Universidad.

Para alcanzar este objetivo, procura la detección de prioridades de acción con el fin de preservar los documentos esenciales de la vida universitaria.

Además establece criterios que permitan aplicar buenas prácticas en cuanto a la gestión, organización y conservación de los archivos.

En este sentido, el AUROL está impulsando la recuperación y transferencia de los documentos declarados de conservación permanente y con valor científico-cultural, así como aquellos esenciales para el funcionamiento de la Universidad y que aseguran la continuidad de sus actividades en caso de desastre, tales como las actas de los diferentes órganos colegiados, los planes de estudio, programas de cursos y fotografías, entre otros.

Si bien estos documentos representan un promedio bajo del volumen total que produce la institución, son los que contribuyen a garantizar los derechos fundamentales de la Comunidad Universitaria, así como sus obligaciones legales y financieras. Su extravío, destrucción o deterioro suponen un grave riesgo y una pérdida significativa.

Hacia la preservación digital

Con el apoyo del Centro de Informática, el AUROL está impulsando un proyecto para la preservación digital de documentos históricos, que hará de la UCR una institución pionera y visionaria al respecto.

Este plan pretende dar una respuesta metodológica al definir políticas de preservación digital de carácter institucional, que precisen los requisitos funcionales para el desarrollo y puesta en marcha de un archivo digital a mediano y largo plazo, así como la elaboración de reglas de preservación para la captura de documentos electrónicos y aquellos generados por los sistemas de información institucional.

Cabe subrayar que la Universidad debe estar preparada para la reducción gradual y responsable de documentos en papel. Para ello, el disponer de recursos como la firma digital y el estampado de tiempo garantizará la seguridad y autenticidad de la información. Actualmente la Universidad no tiene una infraestructura de archivo digital histórico ni pautas organizacionales para la conservación de los documentos electrónicos.

Esta iniciativa, apoyada por el Centro de Informática y la Sección de Archivística, está en una fase de investigación que incluye el diseño de políticas que serán sometidas a consideración del Consejo Universitario.

Información facilitada por Archivo Universitario Rafael Obregón Loría

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