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Cinco cosas que debes tener en cuenta si quieres poner tu archivo en línea con ICA AtoM

*Por Federico Taboada Cardoso

Ya sea que en tu archivo existan herramientas descriptivas o que decidas comenzar desde cero con la descripción, pero con el firme objetivo de poner tu trabajo en línea y eres de esos archiveros que no poseen mucha noción de informática, sobre todo de bases de datos y web, este post es para tí.

En los archivos describimos con la finalidad de brindar a nuestros usuarios un mejor servicio. Pasa con preferencia en los archivos históricos, que tener una herramienta de descripción en línea resulta convertirse en un desafío.

Existen muchas formas de poner catálogos en línea y la mayoría de ellas es a través de programas informáticos. Algunos de estos programas son de pago, mientras que también existen gratuitos.

Desde 2007, gracias al Consejo Internacional de Archivos, contamos con el sistema AtoM. Por sus siglas en inglés, el programa AtoM (Access to Memory) promete convertirse en un fiel aliado a la hora de dar acceso a los acervos documentales.



Aquí vamos, entonces, con los cinco aspectos indispensables que debes conocer. Ojalá que te animes a experimentar y logres finalmente tener tu archivo online!

1. Comprende de qué se trata


Para poder considerar instalar ICA AtoM, deberás compenetrarte un poco en comprender qué es y para qué sirve. Básicamente, hay tres formas de poner un archivo en línea: a través de una página web, a través de redes sociales y, por último, a través de motores de bases de datos.

Una página web te permitirá tener absoluto control sobre el contenido, aunque en un sentido unidireccional. Es decir, podrás agregar noticias, datos para llegar a tu archivo e información útil a los usuarios, pero el sentido de la información será siempre del archivo al usuario, por eso decimos unidireccional.

Un perfil en redes sociales te permitirá también poner tu presencia en la web, y quizás con algunas herramientas de interacción con los usuarios. Esta es la base fundamental de las redes sociales, donde distintos usuarios interactúan con el emisor, pero también entre sí. Para ello tienes muchas opciones, modelos, plataformas y servicios que analizaremos en detalle en otro post.

Por último, podrás poner la información de tu archivo en línea a través de un motor de base de datos. Esto es un poco más complicado, debido a que se debe de instalar en un servidor una aplicación y se debe de configurar correctamente. A diferencia de las dos primeras opciones, un motor de base de datos te permitirá poner en un formato amigable para los usuarios, datos que han sido cargados en una base.

ICA AtoM es eso, un motor de base de datos, con una consulta web estandarizada, muy simple y amigable, lo que significa que a los usuarios les resultará muy fácil acceder a las herramientas descriptivas de tu archivo. Podrás poner en línea gran cantidad de información, y con algunas herramientas interesantes que veremos más adelante.

2. Comprende la magnitud del desafío

ICA AtoM posee incorporados estándares internacionales de descripción archivística, entre los que podemos contar ISAD (G)ISDIAH y EAD. Ten en cuenta esto, ya que si has realizado descripciones con anterioridad, en este o en otros proyectos de archivo, pero no has incorporado las normas internacionales, puede llegar a ser engorroso para tí y tu equipo llevar adelante la tarea.

Si comprendes la magnitud del desafío que plantea poner tus fondos documentales en línea, comprenderás que debes ponerte de cabeza al menos a leer la documentación referente a las mismas. Actualmente hay muchos trabajos, artículos científicos, incluso posts que refieren cómo colegas de todo el mundo han aplicado, juntas o por separado, normas internacionales para describir los documentos.

Pero tranquilo! ICA AtoM ofrece una interfaz sencilla y en un par de intentos, podrás comprender que su uso es muy intuitivo. La ventaja de tener estos estándares incorporados, es que, aunque no conozcas nada de los mismos, los estarás aplicando de igual forma!

3. Necesitas un equipo

Sabemos que el trabajo en archivos se potencia cuando es interdisciplinario. Esto no significa, claro, que debamos tener en la planta de personal del archivo a un contador, un abogado, un archivero, un informático, etc. Mejor significa que tu como archivero puedes indagar en tu organización y seguramente encontrarás personas dispuestas a colaborar.

Tu mejor aliado será el informático, o grupo de informáticos. La experiencia me dice que generalmente se designa la tarea a uno. Lo importante es que tu como archivero sepas qué informático. Al respecto, puedo decirte lo siguiente: al no necesitar programar la base de datos, no necesitas un desarrollador (o programador en algunos países). Lo que si necesitas es quien tenga los permisos y sepa de redes, ya que lo que más necesitarás para correr AtoM es instalar el sistema en los servidores de tu institución.

Por otro lado, la carga de los datos debe ser programada en detalle. Si bien tu seguramente ya podrás decidir cómo se hará la carga, un par de manos de ayuda para el data entry no te vendrían mal. Hay muchas opciones y quizás puedas evaluar la posibilidad de practicantes, pasantes o voluntarios que deseen colaborar con el ingreso de datos, una vez tu hayas planificado el trabajo en general. Aquí es cuando pasamos al siguiente punto.

4. Establece un plan

Todo proyecto conlleva un lineamiento central que en definitiva termina por ser tu plan. Sin embargo, en este caso estamos hablando de archivos y de descripción de los documentos. Por ello tu plan central deberá ser el plan de descripción.

Deberás conocer a fondo la documentación y establecer prioridades. Una de las grandes ventajas (y en definitiva solución) que brindan las ISAD G, es la posibilidad de llevar a cabo una descripción multinivel. Para los novatos, esto es una descripción establecida por niveles, de acuerdo al cuadro de clasificación de fondos.

Cuando existen de antemano auxiliares de descripción en los archivos, quizás también sea tu caso, la regla general es que al ajustar lo existente a las ISAD G, encontrarás que la mayor parte de la descripción se encuentra al nivel de las series documentales. En el mejor de los casos, también encontrarás descriptas unidades documentales.

Como sea, si tienes instrumentos que hayan sido creados con anterioridad, tu experiencia con las ICA AtoM será fantástica: no sólo podrás revisar punto por punto en las descripciones, sino que también tendrás la oportunidad de superarlas.

5. Calcula los recursos

Debes tener en cuenta que no habrá proyecto sin recursos. Especialmente, debes estar preparado ante la inquisitorial mirada de tus superiores ni bien comiences a hablar de tu proyecto. Sin embargo, no pretendamos que lluevan millones para comenzar a aplicar las ICA AtoM.

Si bien el sistema AtoM es de código abierto y se distribuye en forma gratuita, aplicarlo requerirá de algunos recursos que debes tener en cuenta para garantizar el futuro de tu proyecto. Y salvo que estemos hablando de fondos documentales muy extensos y voluminosos, considero que un archivero y un informático pueden llevar a cabo tranquilamente la descripción adelante.

A qué me refiero entonces con recursos. Bien, te recomiendo que prestes atención a estas dos variables que incidirán considerablemente en los resultados: espacio y tiempo.

Espacio

Básicamente estamos hablando de espacio en el servidor. De acuerdo a tu plan de descripción y a los objetivos generales del proyecto final, verás cuánto espacio deberá destinarse en el servidor para albergar tu base de datos.

Debes tener en cuenta que una breve consulta al informático sobre el tema y la gran pregunta será: cuántos datos albergará la base?. A ello, veremos si tu plan de descripción implica la incorporación de objetos multimedia (audios, videos, fotografías), los cuales también inciden en el requisito de espacio.

Consejo. Si la digitalización no está ni si quiera considerada aún en tu institución, puedes comenzar con una descripción sencilla y dejar la puerta abierta para incorporar elementos multimedia más adelante.

Tiempo

El volumen de descripción estará determinado por el grado de detalle con el que quieres describir tus documentos. Esto incide directamente sobre el tiempo que demorarás en completar tu base de datos.

Te recomiendo hacer pruebas de cada descripción. Controla el tiempo que te lleva cerrar cada carga y esta información te ayudará a determinar cuánto podrías demorar al final del proyecto. En función de ello verás si necesitas más personas colaborando con la carga.

Incluye las pruebas preliminares en tu proyecto. Generalmente, poner a punto la base de datos, con todos sus ajustes y configuraciones, hasta que todo funcione satisfactoriamente, te llevará un tiempo que también debes de incluir en la proyección.


Ya realizados los cinco puntos, creo que te has entusiasmado lo suficiente como para correr a comenzar con ese anhelado sueño de poner tus fondos documentales en línea. Espero que estos cinco aspectos que abordamos en el post te hayan servido de indicativos válidos para darte un panorama concreto y realista de lo que implica abordar la implementación de ICA AtoM.

Por favor, no te olvides de considerar luego todos aquellos aspectos que se ajusten mejor a tu realidad y a tu institución. Sabemos que son necesarios, por ejemplo, ordenadores y conexión a internet, pero con toda sinceridad creo que si pudiste leer este post completo, estos recursos ya están descontados.

Suerte!

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